残業したくないけれど仕事が多い。
早く仕事を済ませたいけれど、どう勧めていくのが良いのか迷って、
作業をなかなか前にすすめる事ができない。って感じる事ありますよね。
実際のところ私もまだ完全にできているわけではないですが、
これから説明する本を読み、
残業時間をある程度コントロールできるようになってきたと感じれてきたので、
皆さんにもおすすめしたいと思い、記事にしてみました。
目次
今回各項目は大きく分けて２つです。
- 誠意を持ってNoを言う
- ToDoリストにすぐ書く
書いてしまえば当たり前のように感じてしまうのですが、
なぜ重要なのか？どのように対応すべきなのかについて、
改めて考えさせられる事が多く、実践してみて改善を感じて来たので、
ご紹介させていただきます。
「No＝悪い」というように感じてる事って無いでしょうか？
私自身「No」と答える事に若干の後ろめたさを感じたりしていました。
しかし、自分の仕事を整理するためには、
「入ってくる仕事を選ぶ」
ということも大切な作業の一つです。
最初は断る事自体がなかなかできなかったのですが、しっかりと理由があれば納得してもらえる。
事がわかり、今では、「返事を曖昧にしない」ことを優先させるようにしています。
ただ、率直にNoと断るのがやはり中々できないため、
私個人的には、「他のこの仕事があるので、何日頃になりますがそれでも良いですか？」と
言う形で回答するようにしています。
完全にNoではないのですが、上記の回答をするだけでも大きく変わっている事を感じています。
もし、完全に「No」と言える方であれば、
大きな変化を感じる事ができるのではないかと思います。
ただ、「No」を言うためには重要な前準備あります。
それは、自分の仕事をしっかりと把握するという事です。
当然、相手に理由を伝えるためには、この後何があるのか、
知っておかないと理由を伝えることができません。
当初は私自身もどんな仕事が先に待っているか、わからない状況でした。
そのため、最初に書いた、「〜の仕事の後でもよいですか？」とも回答する事ができずにおりました。
ここで活きているのが、次の内容「ToDoリストにすぐ書く」です。
皆さんはToDoリスト使用されていますか？
どんなToDoリストを使用されているでしょうか？
もし使っていれば、どんなタイミングでToDoリストに書いていますか？
会議の後とかにまとめて書いてますか？
思い立った時ですか？
ToDoリストを使用している方って多いと思いますが、
問題担ってくるのはその使い方です。ここで私が読んだ「超速」という本に
書いてある使い方を簡単にまとめます。
- ToDoリストには即時記入する。
- メモは１つを使い回す
- ２分でできるならすぐやる
- 優先順位をつけて大きいものから枠にはめる
- リストには買い物のように、具体的にやることを書く
上記内容について簡単になぜその行動が
良いのかについていくつか書きたいと思います。
ToDoリストには即時記入する
ToDoリストはしようしていても、記入するタイミングって
時間が空いたりしていませんか？
本の中の指摘に思わず納得してしまったのですが、
頭で一度に複数の事を考えてしまうと能力が低下します。
ToDoリストに書こうと考えているだけでも頭を使ってしまっているため、
それだけでも、集中力が低下する理由になり得るという指摘でした。
それ以降はToDoリストに即時記入する事を心がけており、
ToDoリストの業務をすすめるにも、
楽になったと感じています。
ToDoリストに即時記入する！ 結構おすすめです。
２分でできるならすぐやる
ここで少し忘れてしまいそうになる事ですが、
すぐ（２分ほど）でできることは、先に完了してしまう事がおすすめです。
ToDoに書く事が目的になってしまい、
すぐ完了できる作業まで書いてしまう場合が私はありました。
作業を進めやすくする目的のToDoなので、不要な項目まで書いては逆効果になります。
2分でできる事を判断して実行していると、仕事ができる人という評価を受けられると思います。
個人的な体験的に、すぐできる「メール受領しました回答」や「すでにある資料を提出する」など
を実行する事で、良い印象を持たれる場合が多いと感じています。
優先順位をつけて大きいものから枠にはめていく
ToDoリストを作っていくと、どの作業からすべきか、
どの程度の工程があるかなどが明確になって来ると思います。
そこで重要になるのが、どのように全体の作業を進めていくかだと思います。
私の場合、失敗例として、優先順位を付けず、
納期が近い順みたいな感じでやっていました。
ま〜今考えると効率悪いですよね。
そこで本を読んで紹介されていたのは、ちょっと有名な、
（めっちゃ有名かもしれないですが）
ツボと石のお話でした。詳細な紹介は省略しますが、
要は、ツボの中に先に大きな石を入れておかないと、
砂や小石を入れた後から大きな石は入らないよ。という結論なのですが、
1日のスケジュールを考えるとき大きな作業を３つ、先に入れてしまい、
空いている間の時間に、メール確認など、
日常の比較的小さな業務を詰め込んでいくという感じで、
ToDoリストから優先順位や作業の項目の多さなどで分けます。
大きな作業から時間を考えていきましょう。
ということです。
リストは買い物のように 具体的にやる事を書く
本の中でおすすめの記載方法は、
必要な情報＋行動を示す動詞
と説明されています。その他に、結果を書くのも良いという指摘もありました。
「壊れた窓を修理する」→「窓が修理された」という感じです。
さて、ToDoリストを作る際私が気をつけている事は、
ToDoの達成までの工程、タスクと呼んだりもしますが、
それを細かに書くという事です。
どの程度細かに書くかと言うと、可能な限り15分程度で完了する程度まで細かくします。
例えば、「会議資料を作成する」というタスクだとして、
- 目的を考える
- 説明する相手を確認する
- 相手の考えを確認する
- アウトラインを考える
- 資料作成に着手する
- ・・・省略・・・
- 完成
といった具合に、かなり細かく細分化し、
進んだところまでチェックを入れるようにします。
そうすると、どこまで進んだというのが明確になり、
後どんな工程があるかもはっきりと分かるため、
今日はここまでできたからOK！といったような踏ん切りが付きやすく、
残業をここまでにするといった自分の意思でできる事が増えてきたと感じられると思います。
まとめ
仕事の整理 進め方について、
少し長くなってしまいましたがまとめて見ました。
明日からすぐに使える内容もあると思うので、ぜひ実践してみてください。
次回以降、 仕事への集中するときのポイント、仕事の高速化について書いていきたいと考えてます。
皆さんの参考になれば幸いです。最後までお読みいただきありがとうございました。
